Jutta Berkemer-Ziegler
29.08.2007, 11:52
If you change a running system ...
Aspekte eines Systemwechsels in der EDV
Von Christine Falkenberg und Dieter Braun*
* Christine Falkenberg arbeitet im Hauptamt der Gemeinde Kusterdingen und ist als Administratorin unter anderem für die EDV zuständig.
Dieter Braun gehört dem Kusterdinger Gemeinderat an und leitet das Sachgebiet IT und Organisation im Landratsamt Tübingen.
Die meisten Administratoren leben nach dem Grundsatz „never touch a running system“, aber ständig neue Anforderungen bedingen den Einsatz neuer Programme und eine entsprechend leistungsfähigere Hardware. Drei Komponenten bestimmen im Wesentlichen den Aufwand der Umstellung: rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen, die Finanzierung und die technische Realisierung. In kleineren Kommunen – selbst mit Unterstützung einer Fremdfirma – sind Umstellungszeiträume von zwei Monaten keine Seltenheit. Aber durch flexible Finanzierung und organisatorische Entzerrung ist das Dilemma zu minimieren.
Bei der Projektplanung werden die Abteilungsleitungen frühzeitig einbezogen und ein für die Verwaltung geeigneter Zeitpunkt für die Umstellung festgelegt. In der Praxis hat es sich als zweckmäßig erwiesen, dass die Mitarbeiter anwesend sind und direkt nach der Umstellung ihre Anwendungen testen und auf Mängel hinweisen können. In dieser Phase ist dann zu prüfen, inwieweit die Anforderungen der Clients und der Server zu optimieren sind. Der Bedarf wird ermittelt. Die Projektverantwortlichen
erstellen einen Zeitplan, bei dem weitere Erfordernisse wie die Ausschreibung des IT-Bedarfs, die Ausschreibung des Leasings und gegebenenfalls die Einbeziehung kommunaler Gremien zu berücksichtigen sind. Alle Betroffenen sind über das Ergebnis der Planungen zu informieren. Wenn Externe im Rahmen der Umstellung tätig werden sollen, sind rechtzeitig Terminabsprachen zu treffen.
Die Stationen des Projekts müssen in den jeweiligen Phasen allen Beteiligten zugänglich und transparent gemacht werden zum Beispiel über das Intranet.
Den Bedarf konkretisieren
Im Rahmen der Ausschreibung konkretisieren die Kommunen ihre technischen
Anforderungen. Gerade kleinere Kommunen, deren Administratoren häufig noch ein weites Spektrum anderer Zuständigkeiten abdecken, holen sich dabei Unterstützung von außen. Für diesen Fall sollte erwogen werden, ob das Anforderungsprofil mit einem Dienstleister, der hinterher kein Angebot abgeben darf, zusammengestellt wird. Sowohl der „Admin im Nebenamt“ wie externe Dienstleister haben bei der Ausschreibung insbesondere die folgenden Spielregeln zu beachten:
● Hinweise zum Abgabetermin, Abgabeort des kostenfreien Angebots, voraussichtlicher Ausführungszeitraum
● Eine kurze Projektbeschreibung (gegebenenfalls Hinweise auf Verkabelung)
● Technische Voraussetzungen: Hinweis, dass bei den Komponenten für die Arbeitsplätze ausschließlich von den Herstellern angebotene Orginalkomponenten zu verwenden sind
● Hinweise auf besondere betriebliche Standards (zum Beispiel aufgrund von
Öko-Audit), sowie auf Standards wie sie sich aus Gründen des Arbeits- und Umweltschutzes ergeben (zum Beispiel TÜVGS, TCO 99)
● Garantieleistung mindestens drei Jahre auf alle Teile
● Abänderungsvorbehalt bezüglich des Angebots durch den Auftraggeber
● Leistungsumfang und Hinweis auf die geschuldete Leistung (Installation einer vollständigen, funktionsfähigen und betriebsbereiten Anlage)
● Haftung des Auftragnehmers für rechtzeitige und fehlerfreie Ausführung nach Auftragerteilung
● Regelung zur Rücknahme des Verpackungsmaterials und zu den Liefer-, Anfahrts- und Transportkosten (frei Haus)
● Produktinformationen zu allen Komponenten und Produkten
● Angabe der Preise (in Euro, ohne Mehrwertsteuer), Preisbindung des Angebots, Weitergabe von Preissenkungen bis zum Tag des Angebots
● Zahlungsmodalitäten (keine Anschläge, keine Vorschüsse)
● Bestimmungen über Garantieverlängerung
● Nachweis von Qualifikationen und Zertifizierungen des Anbieters sowie Referenzen
● Auflistung der einzelnen Komponenten nach Hardware, Software (jeweils für Server und Arbeitsplatz getrennt) und Dienstleistung getrennt.
● Bei optionaler Ausstattung kann gegebenenfalls ein Zusatzangebot gefertigt werden.
Vorteil durch Leasing
Ein besonders großes Potenzial zur Minimierung des oben beschriebenen Dilemmas bietet die Finanzierungsalternative Leasing. Leasinggeschäfte können gerade bei kurzlebigen Gütern des Anlagevermögens, wie etwa bei informationstechnischen Geräten, eine interessante Alternative zum Kauf sein. Dabei hat die Gemeinde meist zwei Vertragspartner, gleichgültig, ob der Leasinggeber vom Händler vermittelt wird oder unabhängig ist: Leasing ist ein Dreiecksgeschäft.
Bei der Beurteilung, ob ein Leasinggeschäft wirtschaftlich ist, sind die Kosten der Finanzierung, also die Verzinsung, zu betrachten. Meist liegt die Verzinsung in der Größenordnung von einem Prozentpunkt über dem Zinssatz für einen Kommunalkredit. In jüngster Zeit gab es auch Angebote, die mehr als einen halben Prozentpunkt unter dem Kommunalzinssatz lagen. Der in der Kalkulation verwendete Zinssatz wird in den Leasingangeboten in der Regel nicht explizit angegeben und muss mit Hilfe einer Wirtschaftlichkeitsvergleichsrechnung – beispielsweise mit der Barwertmethode – ermittelt werden. Dies setzt voraus, dass die Gesamtkosten bis zum Eigentumserwerb bekannt sind. Klassische Leasingverträge, die den abzulösenden Restwert bis zum Ende der Laufzeit offen lassen, entziehen sich dieser Kontrolle. Angebote, die den Kommunalzinssatz wesentlich übersteigen, sollten ausscheiden.
K(n) = K (0) * (1 / (1 + p/100))^1
Formel zur Ermittlung des Barwertes
P = Zinssatz, n = Periode, K0 = Rate, Kn = Kapitalwert einer Zahlung
(Rate) bezogen auf den Beschaffungstag
Auch wenn die Leasingfinanzierung mehr kostet als die Finanzierung über den kommunalen Kredit, können nicht-monetäre Vorteile diese Mehrkosten rechtfertigen:
● Leasing macht die Kosten für den Gemeinderat transparent und sorgt somit für mehr Klarheit in der Haushaltsplanung.
● Der Zeitpunkt der Beschaffung kann bei Leasing kurzfristig und flexibel am
Bedarf orientiert werden. Das Verschieben oder Vorziehen von Investitionen hat nur geringe Auswirkungen im Haushaltsvollzug. Ist nach dem Haushaltsplan beispielsweise der Ersatz einiger Arbeitsplatzrechner zu Beginn des Haushaltsjahres für 10.000 Euro (Summe der Leasingjahresraten:
3.500 Euro) vorgesehen, erweisen sich die Geräte aber als noch gut tauglich, kann die Beschaffung verzögert werden, um etwa im Frühsommer einen überraschend ausgefallenen Server für ebenfalls 10.000 Euro (Summe der Leasingraten in diesem Jahr: 2.000 Euro) zu ersetzen. Der verbleibende Haushaltsansatz von 1.500 Euro reicht immer noch aus, um die geplante PC-Beschaffung im Herbst zu realisieren. Freilich sind im Folgejahr beide
Leasingverträge zu finanzieren.
● Der klassische Leasingvertrag mit Rückgabe der Geräte zu einem festgelegten Zeitpunkt zwingt zum Austausch einer großen Anzahl von Arbeitsplatzgeräten innerhalb weniger Tage. Der dabei entstehende administrative und logistische Aufwand ist beachtlich und kann insbesondere
bei einer kleineren Gemeinde die Personalkapazität überfordern. Der Einsatz externer Dienstleister hingegen verursacht zusätzliche Kosten und Reibungsverluste. Zur Vermeidung extremer Arbeitsspitzen empfiehlt sich ein Leasingvertrag mit Übernahme der Geräte nach Ablauf der Mindestlaufzeit und die weitere Nutzung, soweit es die Situation an den Arbeitsplätzen
zulässt mit sukzessivem Austausch in der Reihenfolge des echten Bedarfs.
● Häufig wird die Neuausstattung mit Hardware zum Anlass und als Taktgeber für das Update der Standardsoftware genutzt. Da aber die Software – weit mehr als die Hardware – die Effizienz des Arbeitsplatzes beeinflusst, erscheint diese Verquickung unwirtschaftlich: Die Software sollte kontinuierlich auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Außerdem bedeutet die gleichzeitig mit dem Hardwarewechsel durchgeführte Softwareumstellung einen zusätzlichen und vermeidbaren Mehraufwand in der Organisation. Deshalb ist bei IT-Leasing insbesondere der kurzfristige Teilamortisationsvertrag mit festgelegtem Restwert und Kaufoption eine interessante Leasingform.
Aspekte eines Systemwechsels in der EDV
Von Christine Falkenberg und Dieter Braun*
* Christine Falkenberg arbeitet im Hauptamt der Gemeinde Kusterdingen und ist als Administratorin unter anderem für die EDV zuständig.
Dieter Braun gehört dem Kusterdinger Gemeinderat an und leitet das Sachgebiet IT und Organisation im Landratsamt Tübingen.
Die meisten Administratoren leben nach dem Grundsatz „never touch a running system“, aber ständig neue Anforderungen bedingen den Einsatz neuer Programme und eine entsprechend leistungsfähigere Hardware. Drei Komponenten bestimmen im Wesentlichen den Aufwand der Umstellung: rechtliche und organisatorische Rahmenbedingungen, die Finanzierung und die technische Realisierung. In kleineren Kommunen – selbst mit Unterstützung einer Fremdfirma – sind Umstellungszeiträume von zwei Monaten keine Seltenheit. Aber durch flexible Finanzierung und organisatorische Entzerrung ist das Dilemma zu minimieren.
Bei der Projektplanung werden die Abteilungsleitungen frühzeitig einbezogen und ein für die Verwaltung geeigneter Zeitpunkt für die Umstellung festgelegt. In der Praxis hat es sich als zweckmäßig erwiesen, dass die Mitarbeiter anwesend sind und direkt nach der Umstellung ihre Anwendungen testen und auf Mängel hinweisen können. In dieser Phase ist dann zu prüfen, inwieweit die Anforderungen der Clients und der Server zu optimieren sind. Der Bedarf wird ermittelt. Die Projektverantwortlichen
erstellen einen Zeitplan, bei dem weitere Erfordernisse wie die Ausschreibung des IT-Bedarfs, die Ausschreibung des Leasings und gegebenenfalls die Einbeziehung kommunaler Gremien zu berücksichtigen sind. Alle Betroffenen sind über das Ergebnis der Planungen zu informieren. Wenn Externe im Rahmen der Umstellung tätig werden sollen, sind rechtzeitig Terminabsprachen zu treffen.
Die Stationen des Projekts müssen in den jeweiligen Phasen allen Beteiligten zugänglich und transparent gemacht werden zum Beispiel über das Intranet.
Den Bedarf konkretisieren
Im Rahmen der Ausschreibung konkretisieren die Kommunen ihre technischen
Anforderungen. Gerade kleinere Kommunen, deren Administratoren häufig noch ein weites Spektrum anderer Zuständigkeiten abdecken, holen sich dabei Unterstützung von außen. Für diesen Fall sollte erwogen werden, ob das Anforderungsprofil mit einem Dienstleister, der hinterher kein Angebot abgeben darf, zusammengestellt wird. Sowohl der „Admin im Nebenamt“ wie externe Dienstleister haben bei der Ausschreibung insbesondere die folgenden Spielregeln zu beachten:
● Hinweise zum Abgabetermin, Abgabeort des kostenfreien Angebots, voraussichtlicher Ausführungszeitraum
● Eine kurze Projektbeschreibung (gegebenenfalls Hinweise auf Verkabelung)
● Technische Voraussetzungen: Hinweis, dass bei den Komponenten für die Arbeitsplätze ausschließlich von den Herstellern angebotene Orginalkomponenten zu verwenden sind
● Hinweise auf besondere betriebliche Standards (zum Beispiel aufgrund von
Öko-Audit), sowie auf Standards wie sie sich aus Gründen des Arbeits- und Umweltschutzes ergeben (zum Beispiel TÜVGS, TCO 99)
● Garantieleistung mindestens drei Jahre auf alle Teile
● Abänderungsvorbehalt bezüglich des Angebots durch den Auftraggeber
● Leistungsumfang und Hinweis auf die geschuldete Leistung (Installation einer vollständigen, funktionsfähigen und betriebsbereiten Anlage)
● Haftung des Auftragnehmers für rechtzeitige und fehlerfreie Ausführung nach Auftragerteilung
● Regelung zur Rücknahme des Verpackungsmaterials und zu den Liefer-, Anfahrts- und Transportkosten (frei Haus)
● Produktinformationen zu allen Komponenten und Produkten
● Angabe der Preise (in Euro, ohne Mehrwertsteuer), Preisbindung des Angebots, Weitergabe von Preissenkungen bis zum Tag des Angebots
● Zahlungsmodalitäten (keine Anschläge, keine Vorschüsse)
● Bestimmungen über Garantieverlängerung
● Nachweis von Qualifikationen und Zertifizierungen des Anbieters sowie Referenzen
● Auflistung der einzelnen Komponenten nach Hardware, Software (jeweils für Server und Arbeitsplatz getrennt) und Dienstleistung getrennt.
● Bei optionaler Ausstattung kann gegebenenfalls ein Zusatzangebot gefertigt werden.
Vorteil durch Leasing
Ein besonders großes Potenzial zur Minimierung des oben beschriebenen Dilemmas bietet die Finanzierungsalternative Leasing. Leasinggeschäfte können gerade bei kurzlebigen Gütern des Anlagevermögens, wie etwa bei informationstechnischen Geräten, eine interessante Alternative zum Kauf sein. Dabei hat die Gemeinde meist zwei Vertragspartner, gleichgültig, ob der Leasinggeber vom Händler vermittelt wird oder unabhängig ist: Leasing ist ein Dreiecksgeschäft.
Bei der Beurteilung, ob ein Leasinggeschäft wirtschaftlich ist, sind die Kosten der Finanzierung, also die Verzinsung, zu betrachten. Meist liegt die Verzinsung in der Größenordnung von einem Prozentpunkt über dem Zinssatz für einen Kommunalkredit. In jüngster Zeit gab es auch Angebote, die mehr als einen halben Prozentpunkt unter dem Kommunalzinssatz lagen. Der in der Kalkulation verwendete Zinssatz wird in den Leasingangeboten in der Regel nicht explizit angegeben und muss mit Hilfe einer Wirtschaftlichkeitsvergleichsrechnung – beispielsweise mit der Barwertmethode – ermittelt werden. Dies setzt voraus, dass die Gesamtkosten bis zum Eigentumserwerb bekannt sind. Klassische Leasingverträge, die den abzulösenden Restwert bis zum Ende der Laufzeit offen lassen, entziehen sich dieser Kontrolle. Angebote, die den Kommunalzinssatz wesentlich übersteigen, sollten ausscheiden.
K(n) = K (0) * (1 / (1 + p/100))^1
Formel zur Ermittlung des Barwertes
P = Zinssatz, n = Periode, K0 = Rate, Kn = Kapitalwert einer Zahlung
(Rate) bezogen auf den Beschaffungstag
Auch wenn die Leasingfinanzierung mehr kostet als die Finanzierung über den kommunalen Kredit, können nicht-monetäre Vorteile diese Mehrkosten rechtfertigen:
● Leasing macht die Kosten für den Gemeinderat transparent und sorgt somit für mehr Klarheit in der Haushaltsplanung.
● Der Zeitpunkt der Beschaffung kann bei Leasing kurzfristig und flexibel am
Bedarf orientiert werden. Das Verschieben oder Vorziehen von Investitionen hat nur geringe Auswirkungen im Haushaltsvollzug. Ist nach dem Haushaltsplan beispielsweise der Ersatz einiger Arbeitsplatzrechner zu Beginn des Haushaltsjahres für 10.000 Euro (Summe der Leasingjahresraten:
3.500 Euro) vorgesehen, erweisen sich die Geräte aber als noch gut tauglich, kann die Beschaffung verzögert werden, um etwa im Frühsommer einen überraschend ausgefallenen Server für ebenfalls 10.000 Euro (Summe der Leasingraten in diesem Jahr: 2.000 Euro) zu ersetzen. Der verbleibende Haushaltsansatz von 1.500 Euro reicht immer noch aus, um die geplante PC-Beschaffung im Herbst zu realisieren. Freilich sind im Folgejahr beide
Leasingverträge zu finanzieren.
● Der klassische Leasingvertrag mit Rückgabe der Geräte zu einem festgelegten Zeitpunkt zwingt zum Austausch einer großen Anzahl von Arbeitsplatzgeräten innerhalb weniger Tage. Der dabei entstehende administrative und logistische Aufwand ist beachtlich und kann insbesondere
bei einer kleineren Gemeinde die Personalkapazität überfordern. Der Einsatz externer Dienstleister hingegen verursacht zusätzliche Kosten und Reibungsverluste. Zur Vermeidung extremer Arbeitsspitzen empfiehlt sich ein Leasingvertrag mit Übernahme der Geräte nach Ablauf der Mindestlaufzeit und die weitere Nutzung, soweit es die Situation an den Arbeitsplätzen
zulässt mit sukzessivem Austausch in der Reihenfolge des echten Bedarfs.
● Häufig wird die Neuausstattung mit Hardware zum Anlass und als Taktgeber für das Update der Standardsoftware genutzt. Da aber die Software – weit mehr als die Hardware – die Effizienz des Arbeitsplatzes beeinflusst, erscheint diese Verquickung unwirtschaftlich: Die Software sollte kontinuierlich auf dem aktuellen Stand gehalten werden. Außerdem bedeutet die gleichzeitig mit dem Hardwarewechsel durchgeführte Softwareumstellung einen zusätzlichen und vermeidbaren Mehraufwand in der Organisation. Deshalb ist bei IT-Leasing insbesondere der kurzfristige Teilamortisationsvertrag mit festgelegtem Restwert und Kaufoption eine interessante Leasingform.