Jutta Berkemer-Ziegler
13.04.2010, 11:16
Roland Ruisz
(Freier Journalist und Mitarbeiter bei Neurosyn. Er hat an der Umsetzung des Projektes mitgewirkt.)
Ein Internetangebot von Kommunalexperten für Kommunalexperten
www.ikz-bw.de (http://www.ikz-bw.de) – Aufgabe und Funktionen des Portals für interkommunale Zusammenarbeit
„Interkommunale Zusammenarbeit in Baden-Württemberg: Kooperation statt Konkurrenz“. So war die Tagung zum Thema Interkommunale Zusammenarbeit überschrieben, die am 11. Dezember 2009 in Schorndorf stattfand. Passend zu diesem Motto starteten Minister Peter Hauk, Ministerium für Ernährung und Ländlicher Raum, Oberbürgermeister a.d. Professor Stefan Gläser, Städtetag Baden-Württemberg und Roger Kehle, Gemeindetag Baden-Württemberg, das gemeinsame Internetportal „ikz-bw.de“. Dieses Portal soll nun im Folgenden vorgestellt werden: seine Ziele, seine Funktionen, sein Nutzen und seine Entwicklungsmöglichkeiten.
Wenn man den Suchbegriff „Interkommunale Zusammenarbeit“ in eine Suchmaschine eingibt, erhält man eine Vielzahl von Treffern. Die meisten Veröffentlichungen drehen sich dabei um das Thema, warum interkommunale Zusammenarbeit wichtig ist. Forscht der Praktiker jedoch tiefer, wird er ernüchtert feststellen, dass er bei Detailfragen sehr schnell an Grenzen stößt. Solche Recherchen sind dann nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern auch sehr fruchtlos. Das haben die beiden Kommunalverbände in Baden-Württemberg und das Ministerium für Ernährung und Ländlichen Raum erkannt und standen Pate für das gemeinsame Projekt.
Was ist das Ziel des Portals?
„Es sind immer die gleichen Geschichten, die von immer neuen Menschen erlebt werden.“ So schrieb es der große amerikanische Schriftsteller Walt Whitman. Und damit brachte er zum Ausdruck, was in Kommunen tägliches Brot ist: Überall gilt es, Aufgaben und Probleme zu lösen, vor denen Kollegen in anderen Kommunen ebenfalls stehen
oder – was noch besser ist – bereits standen. Um das Miteinander, um das „Sich-gegenseitig-Helfen“ geht es. Diese interkommunale Zusammenarbeit hat schon eine lange Tradition und ist keinesfalls eine Erfindung, die das
Informations- und Kommunikationstechnik-Zeitalter hervorgerufen hat.
Aber die Informations- und Kommunikationstechnik kann hier unterstützend
und erleichternd wirken. Daher liegt es nahe, die Erfahrungen und Dokumente, die Ansprechpartner in den Kommunen zusammenzuführen, um Informationen auf einem gemeinsamen Portal – auch über Verbandsgrenzen hinweg – zu bündeln und zu strukturieren.
Für wen ist das Portal gedacht?
Die Internetadresse des neuen Angebots lautet www.ikz-bw.de (http://www.ikz-bw.de). Auf der Eingangsseite finden sich Hinweise auf die Projektträger und den Förderer. Zu den relevanten Inhalten gelangt man zunächst nicht, da das IKZ-Portal bewusst nicht öffentlich ist. Es wendet sich an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Mitgliedskommunen der beiden Kommunalverbände.
Diese können sich ihren eigenen persönlichen Zugang auf das Portal anlegen, indem sie auf der Eingangsseite dem Link „Registrieren“ im Bereich „Nutzeranmeldung“ folgen. Nach Eingang und Prüfung ihrer Anfrage erhalten sie dann ihre Zugangsdaten freigeschaltet, mit denen sie sich zukünftig im Bereich „Benutzeranmeldung“ einloggen können. Lediglich zu Forschungszwecken wird externen Personen von Hochschulen
im Rahmen von Einzelprojekten ein zeitlich befristeter Zugang gewährt.
Welche Recherchemöglichkeiten bietet das Angebot?
Nach erfolgreicher Anmeldung hat der Nutzer eine Vielfalt an Funktionen, wie er recherchieren kann.
Will er sich über aktuelle Veröffentlichungen rund um das Thema „Pressespiegel“ informieren, so steht ihm ein solcher automatisierter, sich selbst aktualisierender Dienst im Bereich „Aktuelles -> Pressespiegel“ zur Verfügung. Dieser ist für alle diejenigen interessant, die kein konkretes Anliegen haben, sich jedoch über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden halten wollen.
Möchte sich ein Nutzer darüber informieren, ob und welche Kommune bereits Erfahrungen mit „Interkommunaler Zusammenarbeit“ hat und konkret Informationen über diese Zusammenarbeit auf dem Portal bereitstellt, erfährt er dies unter der Rubrik „Praxisbeispiele“ im Bereich „Suche nach Gemeinden“. Hier wird dem Nutzer auffallen, dass Kommunen durchaus auch mehrfach genannt sind. Und dies hat folgenden Grund: Die Datenbank ist so aufgebaut, dass sie den Ansprechpartner innerhalb einer Kommune benennt, der den Nutzer über ein konkretes Projekt informieren kann. Und da einige Kommunen eine Vielzahl solcher Projekte gemeinsam betreiben, gibt es bisweilen auch eine größere Anzahl von Mitarbeitern, die an unterschiedlichen Projekten mitwirken.
Hat der Nutzer eine konkrete Aufgabe zu lösen und ist er dabei zunächst nicht informiert, welche Kommune solch eine Aufgabe schon gelöst hat, dann bedient er sich einer anderen Suchstrategie. Über die „Suche nach Aufgabenbereichen“ in derselben Rubrik „Praxisbeispiele“ gelangt er zur alphabetischen Liste von Aufgabenbereichen – zurzeit von „A“ wie „Abwasserbeseitigung“ bis „W“ wie „Wirtschaftsförderung“. Die Ziffern rechts vom Aufgabenbereich zeigen ihm an, wie viele Beispiele zu jeweiligen Aufgabenbereich bereits in der Datenbank hinterlegt sind. Klickt er auf den für seine Fragestellung relevanten Aufgabenbereich, so gelangt er wiederum auf die Liste von Gemeinden, die bereits Erfahrungen mit diesem Aufgabenbereich haben. Auf der Grundlage dieser kann er nun Gemeindemitarbeiter ansprechen oder – soweit vorhanden – von diesen zur Verfügung gestellte Dokumente herunterladen und durchsehen.
Sucht er weiterführende Dokumente als Hintergrundinformation, so kann er im Bereich „Archiv“ fündig werden. Hier sind Artikel – in der Regel als PDF
– nach Aktenplan geordnet abgelegt. Das können Gt-Infos, Artikel aus der
BWGZ oder Städtetagsrundschreiben sein. Informationen rund um den
Themenkreis „Interkommunale Zusammenarbeit“ finden sich hingegen
in der Rubrik „Allgemein“.
Wer sich für die rechtlichen Rahmenbedingungen bei der Gestaltung der
interkommunalen Zusammenarbeit interessiert, wird in der Rubrik
„Rechtsvorschriften“ fündig. Hier wurde das Angebot des „Vorschriftendienstes Baden-Württemberg“ in das IKZ-Portal integriert. Manche dieser Vorschriften sind kostenpflichtig.
Natürlich ist es auch möglich, das Portal nach Schlüsselwörtern zu durchsuchen. Diese Suche kann über das gesamte Portal erfolgen, kann jedoch auch mittels der Funktion „Erweiterte Suche“ eingeschränkt werden.
Natürlich ist es lästig, immer wieder selbst das Portal zu besuchen und aktiv zu recherchieren, ob sich etwas geändert hat, was interessant sein könnte. Hierfür gibt es einen besonderen Service: Wer sich über Änderungen im Portal auf dem Laufenden halten möchte, kann so genannte Newsfeeds abonnieren. Über diese RSS-Feeds wird er dann automatisch in seinem Browser informiert, wenn sich etwas für ihn Relevantes im Portal geändert hat. Das können ein aktuell eingestelltes Dokument oder Veränderungen im Text der Seite sein.
Für das Lesen von RSS-Feeds ist eine Zusatzsoftware notwendig, der so genannte Feedreader. Teilweise ist die Funktion bereits in Webbrowsern oder E-Mail-Programmen integriert oder es existieren so genannte Plugins, um den Browser um diese Funktionalität zu erweitern. Es gibt jedoch auch Einzelprogramme, die RSS-Feeds lesen und verwalten können.
Woher kommen die Inhalte des Portals?
Die Qualität und Aktualität der Inhalte stehen und fallen mit der Bereitschaft, Wissen, Erfahrungen und Dokumente Kollegen zur Verfügung stellen zu wollen. Dabei ist Wissen die einzige Ressource, die sich vermehrt, wenn man sie teilt. Dieser Grundgedanke des „Informations- und Wissensmanagements“ ist die Grundlage dafür, dass sich zum
Zeitpunkt des Schreibens dieses Artikels im Januar 2010 bereits Informationen zu knapp 600 solcher Projekte im Portal befinden. Und diese Projekte wurden alle von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kommunen recherchiert, zusammengestellt und dem Portal zur Verfügung gestellt.
Somit ist ausdrücklich erwünscht, dass auch jeder Nutzer des Portals, der selbst über solche Erfahrungen verfügt und sie gerne weitergeben möchte, anderen dieses Wissen über das Portal zur Verfügung stellt. Hierzu sucht der Teilnehmer im Bereich „Praxisbeispiele“ den Link „Dateneingabemaske IKZ-Datenbank“ auf. Er gelangt nun zu einem Fragebogen, der zunächst die so genannten Stammdaten wie „Stadt/Gemeinde“, „Ansprechpartner“ usw. abfragt. Hier entscheidet er auch, ob er ein bereits bestehendes Projekt ändern oder ein neues anlegen möchte. Im zweiten Schritt geht es darum, das Projekt den Aufgabenbereichen zuzuordnen. Dann erhält er die Möglichkeit, Dokumente, die er bereitstellen möchte, auf den Server zu laden. Das können Vertragsmuster sein oder auch Satzungen o.ä. Hilfreiches. Es versteht sich von selbst, dass jeder nur
seine von ihm eingestellten Informationen bearbeiten kann.
Somit ergibt sich auch, dass das neue Portal keines ist, das von einer Redaktion zentral gefüllt wird. Dieses Portal folgt der Philosophie des Web 2.0 – salopp auch „Mit-mach-Web“ genannt – und ist dadurch ständig im Wandel und in Erweiterung begriffen. Die Qualität und Fülle der Informationen hängen damit direkt vom Engagement der IKZ-beschlagenen Mitarbeiter vor Ort ab, die ihre Informationen teilen und anderen mitteilen – und natürlich auch von der stetigen Weiterentwicklung des
Portals und Reaktion auf zukünftige Techniken, um es den Nutzern so einfach wie möglich zu machen, interkommunale Zusammenarbeit noch erfolgreicher zu gestalten.
(Freier Journalist und Mitarbeiter bei Neurosyn. Er hat an der Umsetzung des Projektes mitgewirkt.)
Ein Internetangebot von Kommunalexperten für Kommunalexperten
www.ikz-bw.de (http://www.ikz-bw.de) – Aufgabe und Funktionen des Portals für interkommunale Zusammenarbeit
„Interkommunale Zusammenarbeit in Baden-Württemberg: Kooperation statt Konkurrenz“. So war die Tagung zum Thema Interkommunale Zusammenarbeit überschrieben, die am 11. Dezember 2009 in Schorndorf stattfand. Passend zu diesem Motto starteten Minister Peter Hauk, Ministerium für Ernährung und Ländlicher Raum, Oberbürgermeister a.d. Professor Stefan Gläser, Städtetag Baden-Württemberg und Roger Kehle, Gemeindetag Baden-Württemberg, das gemeinsame Internetportal „ikz-bw.de“. Dieses Portal soll nun im Folgenden vorgestellt werden: seine Ziele, seine Funktionen, sein Nutzen und seine Entwicklungsmöglichkeiten.
Wenn man den Suchbegriff „Interkommunale Zusammenarbeit“ in eine Suchmaschine eingibt, erhält man eine Vielzahl von Treffern. Die meisten Veröffentlichungen drehen sich dabei um das Thema, warum interkommunale Zusammenarbeit wichtig ist. Forscht der Praktiker jedoch tiefer, wird er ernüchtert feststellen, dass er bei Detailfragen sehr schnell an Grenzen stößt. Solche Recherchen sind dann nicht nur sehr zeitaufwändig, sondern auch sehr fruchtlos. Das haben die beiden Kommunalverbände in Baden-Württemberg und das Ministerium für Ernährung und Ländlichen Raum erkannt und standen Pate für das gemeinsame Projekt.
Was ist das Ziel des Portals?
„Es sind immer die gleichen Geschichten, die von immer neuen Menschen erlebt werden.“ So schrieb es der große amerikanische Schriftsteller Walt Whitman. Und damit brachte er zum Ausdruck, was in Kommunen tägliches Brot ist: Überall gilt es, Aufgaben und Probleme zu lösen, vor denen Kollegen in anderen Kommunen ebenfalls stehen
oder – was noch besser ist – bereits standen. Um das Miteinander, um das „Sich-gegenseitig-Helfen“ geht es. Diese interkommunale Zusammenarbeit hat schon eine lange Tradition und ist keinesfalls eine Erfindung, die das
Informations- und Kommunikationstechnik-Zeitalter hervorgerufen hat.
Aber die Informations- und Kommunikationstechnik kann hier unterstützend
und erleichternd wirken. Daher liegt es nahe, die Erfahrungen und Dokumente, die Ansprechpartner in den Kommunen zusammenzuführen, um Informationen auf einem gemeinsamen Portal – auch über Verbandsgrenzen hinweg – zu bündeln und zu strukturieren.
Für wen ist das Portal gedacht?
Die Internetadresse des neuen Angebots lautet www.ikz-bw.de (http://www.ikz-bw.de). Auf der Eingangsseite finden sich Hinweise auf die Projektträger und den Förderer. Zu den relevanten Inhalten gelangt man zunächst nicht, da das IKZ-Portal bewusst nicht öffentlich ist. Es wendet sich an die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Mitgliedskommunen der beiden Kommunalverbände.
Diese können sich ihren eigenen persönlichen Zugang auf das Portal anlegen, indem sie auf der Eingangsseite dem Link „Registrieren“ im Bereich „Nutzeranmeldung“ folgen. Nach Eingang und Prüfung ihrer Anfrage erhalten sie dann ihre Zugangsdaten freigeschaltet, mit denen sie sich zukünftig im Bereich „Benutzeranmeldung“ einloggen können. Lediglich zu Forschungszwecken wird externen Personen von Hochschulen
im Rahmen von Einzelprojekten ein zeitlich befristeter Zugang gewährt.
Welche Recherchemöglichkeiten bietet das Angebot?
Nach erfolgreicher Anmeldung hat der Nutzer eine Vielfalt an Funktionen, wie er recherchieren kann.
Will er sich über aktuelle Veröffentlichungen rund um das Thema „Pressespiegel“ informieren, so steht ihm ein solcher automatisierter, sich selbst aktualisierender Dienst im Bereich „Aktuelles -> Pressespiegel“ zur Verfügung. Dieser ist für alle diejenigen interessant, die kein konkretes Anliegen haben, sich jedoch über aktuelle Entwicklungen auf dem Laufenden halten wollen.
Möchte sich ein Nutzer darüber informieren, ob und welche Kommune bereits Erfahrungen mit „Interkommunaler Zusammenarbeit“ hat und konkret Informationen über diese Zusammenarbeit auf dem Portal bereitstellt, erfährt er dies unter der Rubrik „Praxisbeispiele“ im Bereich „Suche nach Gemeinden“. Hier wird dem Nutzer auffallen, dass Kommunen durchaus auch mehrfach genannt sind. Und dies hat folgenden Grund: Die Datenbank ist so aufgebaut, dass sie den Ansprechpartner innerhalb einer Kommune benennt, der den Nutzer über ein konkretes Projekt informieren kann. Und da einige Kommunen eine Vielzahl solcher Projekte gemeinsam betreiben, gibt es bisweilen auch eine größere Anzahl von Mitarbeitern, die an unterschiedlichen Projekten mitwirken.
Hat der Nutzer eine konkrete Aufgabe zu lösen und ist er dabei zunächst nicht informiert, welche Kommune solch eine Aufgabe schon gelöst hat, dann bedient er sich einer anderen Suchstrategie. Über die „Suche nach Aufgabenbereichen“ in derselben Rubrik „Praxisbeispiele“ gelangt er zur alphabetischen Liste von Aufgabenbereichen – zurzeit von „A“ wie „Abwasserbeseitigung“ bis „W“ wie „Wirtschaftsförderung“. Die Ziffern rechts vom Aufgabenbereich zeigen ihm an, wie viele Beispiele zu jeweiligen Aufgabenbereich bereits in der Datenbank hinterlegt sind. Klickt er auf den für seine Fragestellung relevanten Aufgabenbereich, so gelangt er wiederum auf die Liste von Gemeinden, die bereits Erfahrungen mit diesem Aufgabenbereich haben. Auf der Grundlage dieser kann er nun Gemeindemitarbeiter ansprechen oder – soweit vorhanden – von diesen zur Verfügung gestellte Dokumente herunterladen und durchsehen.
Sucht er weiterführende Dokumente als Hintergrundinformation, so kann er im Bereich „Archiv“ fündig werden. Hier sind Artikel – in der Regel als PDF
– nach Aktenplan geordnet abgelegt. Das können Gt-Infos, Artikel aus der
BWGZ oder Städtetagsrundschreiben sein. Informationen rund um den
Themenkreis „Interkommunale Zusammenarbeit“ finden sich hingegen
in der Rubrik „Allgemein“.
Wer sich für die rechtlichen Rahmenbedingungen bei der Gestaltung der
interkommunalen Zusammenarbeit interessiert, wird in der Rubrik
„Rechtsvorschriften“ fündig. Hier wurde das Angebot des „Vorschriftendienstes Baden-Württemberg“ in das IKZ-Portal integriert. Manche dieser Vorschriften sind kostenpflichtig.
Natürlich ist es auch möglich, das Portal nach Schlüsselwörtern zu durchsuchen. Diese Suche kann über das gesamte Portal erfolgen, kann jedoch auch mittels der Funktion „Erweiterte Suche“ eingeschränkt werden.
Natürlich ist es lästig, immer wieder selbst das Portal zu besuchen und aktiv zu recherchieren, ob sich etwas geändert hat, was interessant sein könnte. Hierfür gibt es einen besonderen Service: Wer sich über Änderungen im Portal auf dem Laufenden halten möchte, kann so genannte Newsfeeds abonnieren. Über diese RSS-Feeds wird er dann automatisch in seinem Browser informiert, wenn sich etwas für ihn Relevantes im Portal geändert hat. Das können ein aktuell eingestelltes Dokument oder Veränderungen im Text der Seite sein.
Für das Lesen von RSS-Feeds ist eine Zusatzsoftware notwendig, der so genannte Feedreader. Teilweise ist die Funktion bereits in Webbrowsern oder E-Mail-Programmen integriert oder es existieren so genannte Plugins, um den Browser um diese Funktionalität zu erweitern. Es gibt jedoch auch Einzelprogramme, die RSS-Feeds lesen und verwalten können.
Woher kommen die Inhalte des Portals?
Die Qualität und Aktualität der Inhalte stehen und fallen mit der Bereitschaft, Wissen, Erfahrungen und Dokumente Kollegen zur Verfügung stellen zu wollen. Dabei ist Wissen die einzige Ressource, die sich vermehrt, wenn man sie teilt. Dieser Grundgedanke des „Informations- und Wissensmanagements“ ist die Grundlage dafür, dass sich zum
Zeitpunkt des Schreibens dieses Artikels im Januar 2010 bereits Informationen zu knapp 600 solcher Projekte im Portal befinden. Und diese Projekte wurden alle von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der Kommunen recherchiert, zusammengestellt und dem Portal zur Verfügung gestellt.
Somit ist ausdrücklich erwünscht, dass auch jeder Nutzer des Portals, der selbst über solche Erfahrungen verfügt und sie gerne weitergeben möchte, anderen dieses Wissen über das Portal zur Verfügung stellt. Hierzu sucht der Teilnehmer im Bereich „Praxisbeispiele“ den Link „Dateneingabemaske IKZ-Datenbank“ auf. Er gelangt nun zu einem Fragebogen, der zunächst die so genannten Stammdaten wie „Stadt/Gemeinde“, „Ansprechpartner“ usw. abfragt. Hier entscheidet er auch, ob er ein bereits bestehendes Projekt ändern oder ein neues anlegen möchte. Im zweiten Schritt geht es darum, das Projekt den Aufgabenbereichen zuzuordnen. Dann erhält er die Möglichkeit, Dokumente, die er bereitstellen möchte, auf den Server zu laden. Das können Vertragsmuster sein oder auch Satzungen o.ä. Hilfreiches. Es versteht sich von selbst, dass jeder nur
seine von ihm eingestellten Informationen bearbeiten kann.
Somit ergibt sich auch, dass das neue Portal keines ist, das von einer Redaktion zentral gefüllt wird. Dieses Portal folgt der Philosophie des Web 2.0 – salopp auch „Mit-mach-Web“ genannt – und ist dadurch ständig im Wandel und in Erweiterung begriffen. Die Qualität und Fülle der Informationen hängen damit direkt vom Engagement der IKZ-beschlagenen Mitarbeiter vor Ort ab, die ihre Informationen teilen und anderen mitteilen – und natürlich auch von der stetigen Weiterentwicklung des
Portals und Reaktion auf zukünftige Techniken, um es den Nutzern so einfach wie möglich zu machen, interkommunale Zusammenarbeit noch erfolgreicher zu gestalten.